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Macをもっと使おう!

本日のテーマ〔Wordで宛名印刷〕
2005年12月1日

 今回はMacで宛名印刷する方法ですが、Mac版Officeを持っている方限定になりますので、あしからず。
 現在使用しているMacを購入した際、Mac版のマイクロソフト Officeを同時購入しました。それは、Windowsでワードとかエクセルをつかった書類が多かったので、仕方なしに手に入れたんですが、この手のソフトはMacでもWInでも、無料であったりします。
 Officeって当初はMac専用だった歴史から、制作側としてはMac版に力が入っているらしく、Windows版と比べると確かにMacの方が使い勝手がよかったりします。
 なので、Windows版はちょっとした機能がプラスされていたりします。両方使えるようになると、良いかもしれませんが、Macを持っている人は少ないので、そんなあなたの為に、私が活用したすべを記載したいと思います。Win版の宛名印刷方法はこちらを参考にして下さい。

【1】エクセルで住所一覧作成

 宛名印刷と言っても、住所一覧をつくらなければ話になりません。このデータありきで宛名印刷ができるので、最初に作っちゃましょ。Win版の宛名印刷方法をみるとよくわかるんですが、Winとは数字が半角か全角が逆みたいです。

・氏
・名
・連盟
・郵便番号(ハイフン『-』は入れない)
・住所_1(数字も全角)
・住所_2(数字も全角)

以上の欄を作り、住所一覧を作成していきます。郵便番号は半角で良いのですが、縦書きの場合漢数字になるよう、住所の数字は全角で記入しときます。
 住所一覧のデータができたら、自分がわかるところに保存しておきす。また、複数のシートが存在する場合はシートに名前をつけておくとわかり易くなります。

【2】Wordを立ち上げる

 ワードを立ち上げたら、メニューバーの『ツール』を指定し、その中にある『はがき宛名印刷ウィザード』を選ぶと、はがき印刷ウィザードの小窓があらわれ、それぞれ指定していきます。ここも大体Winと同じ(見た目が違う)です。

■どの葉書を使用するかの選択
年賀・暑中見舞い、普通は外、エコー葉書、往復はがきのどのれなのかを選択。本日は普通はがきを選択
■レイアウトの選択
縦書き?横書き?敬称(様とか御中のこと)を選びます。本日は縦書きの敬称は『様』にします。
■差出人情報を入力する
宛名面に差出人の印刷もする場合有効ですが、宛名面の裏(何も書いてないよう)に印刷しちゃってることも多いので、最近ではこちらに記入しないケースもあります。私の場合、裏面に差出人の情報をのせたので宛名面には記載しない方法にしました。なので、、差出人を印刷するのチェックを外し、何も記入しません。
■差し込み印刷を行いますか? 差し込み印刷を行わない、アドレス帳から差し込む、既存の住所データファイルを差し込むの3つに分かれます。先ほどエクセルにてデータを作ったので、3つ目を選択し、▼タブを選択して、Microsoft Exceを選びます。

全ておわったら完了ボタンを押し、ワードの画面にはがきの用紙がそのまま表示されます。

【3】はがきの画面がでた〜

 はがきがそっくりそのまま表示されたと思います。んでも、なんか表示がおかしい。というのも、デフォルト状態なので、自分でつくったデータは反映されていません。なので、まずは、自分でつくったデータを選択します。

 差し込みウィザードというツールパレットが右上に表示されます。その中に、『データファイル』という欄があります。
これの、『取り出し▼』クリックし、『データ文章を開く」を選択します。先ほど保存した住所一覧データを選択し、開くボタンを押します。

 で、表示された画面はどうなりました?デフォルト状態だと思います。次に左図でもあるように、プレビューを選択します。

 

 

 

 

 

 

すると、一番左の『ABC』とマークを押すと、反映されたデータが表示されます。これは、デフォルト表示と作ったデータの表示を切り替えるボタンです。その右側はテープの巻き戻しと同じ役目その次は一つ前に戻る駒送り、白枠内の数字は、ページ数(はがきの枚数)その次は、次のページへいくボタン、その次は一番最後までいく早送り、一番右側は使わないので、そっとしておきます。興味あるかたは見ても良いですが、見てもさっぱりわかりません。ただ、データが並んでいるだけです。こういう物は手をつけず、そっとしておくのがベストですね。

 『ABC』マークを押すと、無効な差し込みフィールドという小窓が現れます。これは、作ったデータの表示欄がデフォルト表示と一致しなかっので、そうなりました。別にどうってことないですので、OKボタンを押してちゃっちゃと反映させちゃいましょう。すると、『氏』の欄だけが反映されてません?どんな表示になっていうか詳しく調べます。なので、もう一回、『ABC』マークを押してみて下さい。多分、おかしくなっているところは『氏』とか違う文字が表示されているかと思います。

 いらないところは削除してしまいましょう。どうせ、会社名とか役職を記入するところです。一般の方にだすにはいらないっすよ。そうでない方はいれときましょう。
 で、必要なものは、差し込みウィザードの欄にある文書をドラッグアンドドロップして、必要なところに差し込んで行きます。これはWINには無い技です。たのしんでやってみましょう。間違えたら、一つ前に戻れば良いのです。

 で、表示はどうなたのか、『ABC』マークで確認!
???文字のレイアウトがおかしくなってる〜と言う方、確かにそうなってるかも。なので、次は文字の整形していきましょう。

【4】文字は設定パレットで

 今までは差し込みウィザードでのパレット操作でしたが、今度は設定パレットで操作します。この左図はデフォルト状態です。
変更したい文字を選択してから、フォントの変更をしたり、文字のサイズを変更したりします。で注意したいのは、、『氏』『名』『連盟』には、「配置と間隔」欄の横位置の太い[←→]マークがかかってるかと思います。これは、均等割付けといって、指定された範囲内に文字が均等に表示されるようになっています。この場合、はがきには薄いグレー枠で作られていて、その枠内に文字が割り振られているのです。なので、均等割付けはその枠内いっぱいいっぱいをつかって文字がわりつけられているのです。ということは、『氏』『名』の間に仕切り枠を引いて上と下に分けてしまえば、きれいに表示されるます。まずは、『氏』『名』を削除してしまいます。削除しても再度ドロップアンドドラッグすればよいのです。

 

 

 

 

 

 

 

下の図のように罫線をいれますが、その際罫線は「罫線無し」を表示させえ線を引きます。こうすれば、印刷されません。つまり、ガイド線のようなものですね。


 最終確認をします。つまり、住所一覧に載っている人たちがうまく表示されているかどうかです。プレビューの右三角(駒送り)で確認して行きましょう。もし、文字がおかしいところは、プレビューの『ABC』ボタンを押し、設定パレットで変更を行って下さい。

 多分説明してもわからない方もいらっしゃると思うので、私が作ったデータをアップしておきます。これをつかって上記記載事項をすれば、簡単に印刷できちゃうかもしれませんね。
>> Wordはがき宛名印刷 のサンプル

 ということで、挑戦してみてね。わからなくなったら上から順番に作業をこなして行こう!

 

 

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